ERP'ye dosya yüklemeden önce kontrol listesi
ERP yüklemesi iki şekilde başarısız olur: dosya reddedilir ya da kabul edilir ve içindeki yanlış veri sessizce sisteme girer. İkincisi daha pahalıdır çünkü aylar sonra fark edilir.
ERP'nin reddettiği hatalar
Bu sınıfta tahmin yok: alan bir sağlama toplamı taşıyor ve geçmiyorsa belge hiç oluşmuyor.
- Vergi kimlik numarası sağlamadan geçmiyor — e-fatura entegratörü GİB'e sorar ve belgeyi oluşturmaz.
- T.C. kimlik numarası geçersiz — şahıs faturası kesilemez.
- IBAN'ın mod-97 sağlaması tutmuyor — toplu ödeme dosyası bankadan geri döner.
- Zorunlu bir kolon hiç yok: fatura tarihi veya KDV tutarı eksikse yükleme başlamaz bile.
ERP'nin kabul ettiği ama bozan hatalar
Asıl pahalı sınıf bu. Kayıt geçerli görünüyor, ERP alıyor ve rapor sessizce yanlış çıkıyor.
- Negatif ciro: ERP bunu alacak dekontu sayar, ciro olduğundan düşük görünür.
- Mükerrer fatura numarası: iki kayıt da girer, mutabakat tutmaz.
- Karışık para birimi ve para birimi kolonunun hiç olmaması: tutarlar aynı ölçeğe konur.
- 01.01.1900 gibi nöbetçi tarihler: dönem raporları bozulur.
Kontrolü kim yapmalı
Bu liste elle uygulanabilir ama her yüklemede uygulanması gerekiyor ve tam da tekrarlandığı için atlanıyor. DataPilot listeyi dosyanın kendisi üzerinde çalıştırıyor: hangi kaydın neden riskli olduğunu, ERP'nin onu reddedip reddetmeyeceğini ve nasıl düzeltileceğini söylüyor.